1. Rekisterinpitäjä

 

Functos Oy (Y-tunnus 2994247-2)

 

2. Rekisterin yhteyshenkilö
 

Mikko Merisaari
mikko.merisaari@functos.fi
+358 50 521 4055

 

3. Rekisterin nimi

 

Functos Oy:n työnhakija- ja ehdokasrekisteri

 

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

 

Henkilötietoja käsitellään Functos Oy:n ja sen palveluita käyttävien asiakkaiden välisten toimeksiantojen toteuttamiseksi sekä suorahakupalveluiden hoitamiseksi.

​

Käsittelyn oikeusperusteet ovat:

• Oikeutettu etu: Ehdokkaiden etsiminen julkisista lähteistä (kuten ammatillisista verkostoista) ja heidän ammatillisen profiilinsa arviointi perustuu Functos Oy:n oikeutettuun etuun löytää sopivia ehdokkaita asiakasyritysten avoimiin tehtäviin.

• Suostumus: Kun Functos Oy on yhteydessä potentiaaliseen ehdokkaaseen, laajemman tiedon (kuten CV:n, haastattelumuistiinpanojen ja henkilöarviointien) tallentaminen sekä tietojen edelleen luovuttaminen toimeksiantajalle perustuvat aina ehdokkaan nimenomaiseen suostumukseen.

 

5. Rekisterin tietosisältö ja säilytysaika

 

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:

• Perus- ja yhteystiedot (nimi, syntymäaika, puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite, kansallisuus)

• Työ- ja koulutushistoria

• Ammatilliset kiinnostuksen kohteet, palkkatoiveet ja työllistymistavoitteet

• Kielitaito ja ehdokkaan itsearviointi

• Hakemus, CV ja motivaatiokirje

• Suosittelijoiden yhteystiedot

• Konsultin arviointi sekä ehdokkaan suostumuksella tehdyt henkilöarvioinnit

• Toimeksiannon etenemiseen ja viestintään liittyvät lokitiedot

 

Säilytysaika: Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeellista rekisterin käyttötarkoitusten kannalta. Julkisista lähteistä kerättyjä potentiaalisten ehdokkaiden tietoja, joihin ei ole saatu kontaktia tai suostumusta, säilytetään enintään 6 kuukautta kyseisen suorahakuprosessin päättymisestä. Suostumuksen antaneiden ehdokkaiden tietoja säilytetään 2 vuotta viimeisestä aktiivisesta yhteydenotosta, ellei ehdokas pyydä tietojensa poistamista tätä aiemmin.

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

 

Tietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään yhteydenottojen ja haastattelujen yhteydessä. Lisäksi tietoja kerätään julkisesti saatavilla olevista ammatillisista lähteistä (esim. LinkedIn) tietyn toimeksiannon toteuttamista varten.

 

7. Tietojen luovutukset ja siirrot ETA-alueen ulkopuolelle

 

Tietoja luovutetaan suorahaun toimeksiantajille (avoimen työtehtävän tarjoajalle) aina vain ehdokkaan etukäteen antamalla suostumuksella. Luovutuksen yhteydessä toimeksiantajasta tulee itsenäinen rekisterinpitäjä luovutettujen tietojen osalta.

Functos Oy käyttää hakijatietojen tallentamiseen ja käsittelyyn Microsoft 365 -pilvipalveluympäristöä (esim. SharePoint, OneDrive, Teams ja Exchange). Microsoft toimii henkilötietojen käsittelijänä, ja tietojen käsittely perustuu Microsoftin tietojenkäsittelysopimukseen (Data Protection Addendum, DPA), joka täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen vaatimukset.

Pääsääntöisesti henkilötietoja käsitellään ja säilytetään Euroopan talousalueella (ETA). Mikäli henkilötietoja siirretään tai käsitellään poikkeuksellisesti ETA-alueen ulkopuolella, Functos Oy varmistaa, että siirto toteutetaan GDPR:n mukaisin suojatoimin, kuten käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä vakiolausekkeita (Standard Contractual Clauses, SCC) osana Microsoftin palvelusopimusta.

Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointiin eikä muille ulkopuolisille tahoille ilman lakiin perustuvaa velvoitetta.

 

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

 

Tiedot pidetään luottamuksellisina. Pääsy henkilötietoihin on rajattu vain niille Functos Oy:n henkilöille, jotka tarvitsevat niitä työtehtäviensä hoitamiseen, ja heitä sitoo vaitiolovelvollisuus. Tietoja säilytetään sähköisesti Microsoft 365 -ympäristössä, joka on suojattu asianmukaisin teknisin suojakeinoin, kuten vahvalla tunnistautumisella (MFA), palomuurein, pääsynhallinnalla ja tiedon salauksella. Järjestelmät varmuuskopioidaan säännöllisesti ja turvallisesti.

 

9. Rekisteröidyn oikeudet

 

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti seuraavat oikeudet koskien omia tietojaan:

• Tarkastusoikeus: Oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu.

• Oikeus tietojen korjaamiseen: Oikeus vaatia virheellisen tai puutteellisen tiedon oikaisemista.

• Oikeus tietojen poistamiseen ("oikeus tulla unohdetuksi"): Oikeus pyytää tietojensa poistamista.

• Vastustamisoikeus: Oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, kun käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun (esim. alkukartoitus suorahaussa).

• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Oikeus vaatia tietojen käsittelyn rajoittamista esimerkiksi silloin, kun rekisteröity kiistää tietojensa paikkansapitävyyden.

• Oikeus siirtää tiedot: Oikeus saada suostumukseen perustuvat, itse toimitetut tiedot koneellisesti luettavassa muodossa siirrettäväksi toiseen järjestelmään.

• Oikeus peruuttaa suostumus: Oikeus peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa tietojen käsittelyn tai eteenpäin luovuttamisen osalta.

 

Kaikki oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä kirjallisesti ja toimittaa kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

 

Functos voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä todistamaan henkilöllisyytensä pyynnön yhteydessä.

 

10. Oikeus tehdä valitus viranomaisille

 

Functos pyrkii aina ratkaisemaan mahdolliset erimielisyydet suoraan rekisteröidyn kanssa. Rekisteröidyllä on kuitenkin oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle (www.tietosuoja.fi), mikäli hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuojalainsäädäntöä.

 

11. Muutokset tietosuojaselosteeseen

 

Palveluiden kehittyessä ja lainsäädännön muuttuessa tätä selostetta saatetaan päivittää. Päivitetty versio julkaistaan Functos Oy:n verkkosivuilla, ja siihen merkitään päivityksen ajankohta.

​

​

Päivitetty 12.4.2024