REKRYTOINNIN REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE

1. Rekisterin pitäjä

Functos Oy

Y-tunnus 2994247-2

2. Rekisterin yhteyshenkilö

Mikko Merisaari

mikko.merisaari@functos.fi

+358 50 521 4055

3. Rekisterin nimi

Functos Oy:n työnhakija- ja ehdokasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Tietokannan henkilötietoja käytetään Functos Oy:n toteuttamissa rekrytointitoimeksiannoissa.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena Functos Oy:n ja sen palveluita käyttävien asiakkaiden välisten sopimusten ja toimeksiantojen toteuttaminen sekä rekrytointi- ja suorahakupalveluiden hoitaminen.

Henkilötietojen kerääminen perustuu oikeutettuun etuun. Ilmoitus- ja suorahakua harjoittavien yritysten liiketoiminta perustuu sopivien ehdokkaiden etsimiseen työmarkkinoilta ja heidän esittelemiseen toimeksiantajille eli tahoille, joilla on avoin työtehtävä täytettävänä ja halu tarjota työsuhdetta henkilöille. Rekrytointi- ja suorahakuyritykset katsovat liiketoimintansa vuoksi heillä olevan oikeutettu etu henkilötietojen käsittelyyn, joka pohjautuu ehdokkaiden ja yritysten merkitykselliseen ja asianmukaiseen suhteeseen.

Osana liiketoiminnan harjoittamista Functos Oy on yhteydessä osaan ehdokkaista. Tällaisilta kontaktoiduilta ehdokkailta pyydetään suostumus tallentaa heistä lisää tietoja rekisteriin. Näitä lisätietoja luovutetaan suorahaun toimeksiantajille ainoastaan ehdokkaan suostumuksella.

5. Rekisterin tietosisältö

nimi, syntymäaika, puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite
kansallisuus
työ- ja koulutushistoriaan liittyvät tiedot
ammatillisiin kiinnostuksen kohteisiin ja työllistymistavoitteisiin ja -toiveisiin liittyvät tiedot (tehtäväalue, toimiala, tavoitetaso ja palkkatoivomus)
kielitaito (ehdokkaan oma arvio)
ehdokkaan kuvaus itsestään
ehdokkaan suostumuksella toteutettuun henkilöarviointiin liittyvät tiedot
ehdokkaan cv ja hakemus tai motivaatiokirje
konsultin arvio soveltuvuudesta avoimeen tehtävään
suosittelijat
toimeksiannon etenemiseen liittyvät tiedot kuten lokitiedot viestinnästä ja tapaamisista
Tietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeellista rekisterin käyttötarkoitusten kannalta.

Functos Oy voi lisäksi kerätä www-sivustoillaan käyttäjien päätelaitetta koskevia tietoja evästeiden (”cookies”) ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteri sisältää julkisesti saatavilla tai hankittavissa olevista lähteistä kerättyä, tietyn toimeksiannon toteuttamista varten tarpeellista tietoa. Kontaktoiduista ehdokkaista rekisteri sisältää myös henkilöiden itse luovuttamaa tietoa.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Rekisterin julkisista lähteistä kerättyjä tietoja luovutetaan suorahaun toimeksiantajille, eli tahoille, joilla on avoin työtehtävä täytettävänä ja halu tarjota työsuhdetta henkilöille. Ehdokkaan omalla suostumuksella tallennettuja lisätietoja luovutetaan toimeksiantajille ainoastaan ehdokkaan suostumuksella. Luovutuksen yhteydessä myös toimeksiantajasta tulee rekisterinpitäjä näiden tietojen osalta.

Rekisterinpitäjä voi luovuttaa tietoja alihankkijoinaan käyttämille kolmansille osapuolille. Henkilötietojen käsittely voi tapahtua Euroopan talousalueella tai sen ulkopuolella. Kaikki palveluntarjoajat ovat sitoutuneita noudattamaan EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimuksia. Functos Oy käyttää hakijatietojen tallentamiseen ja käsittelyyn Manatal.Co.Ltd:n tarjoamaa palvelua. Lisätietoja Manatalin tietosuojayhteenvedosta osoitteessa https://www.manatal.com/resources/gdpr/

Henkilötietoja ei luovuteta suoramarkkinointitarkoituksiin.

Tietoja ei luovuteta muille ulkopuolisille, ellei kyseessä ole tietojen luovutus lainsäädännön vaatimusten tai viranomaismääräysten mukaisesti.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Functos kiinnittää erityistä huomiota henkilöiden yksityisyyden ja henkilötietojen suojaukseen ja noudattaa hyvää henkilötietojen käsittelytapaa.

Functos säilyttää ja käsittelee henkilötietoja luottamuksellisina. Tietoja ei ilmaista muille kuin niitä työssään tarvitseville, joita sitoo salassapito- ja vaitiolovelvollisuus. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään.

Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt. Rekisteritiedot varmuuskopioidaan turvallisesti, ja ne ovat palautettavissa tarpeen tullen.

10. Tarkastus- ja poisto-oikeus

Rekisteröidyllä on lainsäädännön mukaisesti oikeus tarkastaa löytyykö häntä koskevia henkilötietoja henkilörekisterista ja mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevien tietojen poistoa. Omia henkilötietoja koskevat pyynnöt on tehtävä kirjallisesti ja lähetettävä allekirjoitettuna rekisterinpitäjälle osiossa 1. mainittuun osoitteeseen.

11. Korjausoikeus

Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Tietojen korjauspyynnössä on yksilöitävä korjattava virhe ja ilmoitettava korjatut tiedot. Korjauspyyntö on tehtävä kirjallisesti ja lähetettävä allekirjoitettuna rekisterinpitäjälle osiossa 1. mainittuun osoitteeseen.

12. Oikeus tehdä valitus viranomaisille

Functos pyrkii ratkaisemaan mahdolliset henkilötietojen käsittelyä koskevat erimielisyydet suoraan rekisteröidyn kanssa. Rekisteröidyllä on kuitenkin oikeus tehdä halutessaan valitus Suomen tietosuojaviranomaiselle.

13. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Parannamme ja kehitämme palveluitamme ja verkkosivustojamme jatkuvasti, joten tietosuojaselosteisiin saatetaan ajoittain tehdä muutoksia. Päivitämme uuden selosteen internetsivuillemme ja merkitsemme siihen päivityksen ajankohdan.

Päivitetty 28.3.2022